Même à l’ère du numérique, les entreprises, administrations et collectivités conservent une grande quantité de documents papier : contrats, factures, dossiers RH, plans, registres, archives comptables… Un système de rayonnage d’archives bien conçu permet de gagner de l’espace, d’accélérer la recherche documentaire et de préserver l’intégrité de vos données papier.
Chez Cegequip, nous proposons des solutions de rayonnage pour archives robustes, ergonomiques et évolutives, répondant aux besoins des professionnels dans tous les secteurs.
1. Pourquoi le rayonnage d’archives est-il indispensable ?
a. Respect des obligations légales de conservation
Les entreprises ont des obligations de conservation des documents :
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10 ans pour les documents comptables,
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30 ans pour les dossiers du personnel,
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voire jusqu’à 100 ans pour certains documents administratifs.
Cela représente des mètres linéaires de dossiers à stocker dans des conditions optimales.
b. Sécurité et préservation des documents
Un rayonnage adapté évite que les archives ne soient entassées, abîmées ou exposées à l’humidité. Il permet aussi :
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une identification rapide des dossiers,
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une bonne ventilation,
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un accès sécurisé en cas d’archives confidentielles.
c. Gain d’espace
Grâce à des rayonnages hauts, modulables ou mobiles, vous maximisez votre surface au sol et réduisez le besoin en locaux supplémentaires. Cegequip propose des systèmes pour archives légères comme volumineuses.
2. Les solutions de rayonnage d’archives Cegequip
a. Rayonnage léger pour dossiers suspendus ou boîtes archives
Idéal pour les bureaux, administrations, collectivités ou centres de documentation, le rayonnage léger Cegequip offre :
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une structure métallique résistante,
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des tablettes réglables en hauteur,
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un montage simple sans vis ni boulons.
Il convient parfaitement pour les boîtes d’archives, les dossiers suspendus, les classeurs A4, etc.
b. Rayonnage mi-lourd pour volumes importants
Pour les volumes plus conséquents ou les documents plus lourds, optez pour notre gamme mi-lourd :
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capacité de charge élevée par niveau (jusqu’à 400 kg),
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structure renforcée,
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largeur et profondeur personnalisables.
Parfait pour les archives de longue durée ou les centres d’archivage externe.
c. Rayonnage mobile : la solution gain de place
Cegequip propose aussi des rayonnages mobiles sur rails, permettant :
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une augmentation de 90 % de la capacité de stockage,
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un accès rapide à chaque rangée grâce à une manivelle ou motorisation,
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une optimisation maximale des espaces réduits.
Idéal pour les archives confidentielles ou les pièces étroites.
3. Comment choisir le bon rayonnage d’archives ?
Type de documents à archiver
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Dossiers suspendus → rayonnage à tringles ou étagères fines
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Boîtes d’archives / classeurs → rayonnage à tablettes pleines
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Grand format (plans, registres) → rayonnage profond ou à tiroirs
Fréquence d’accès
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Archives dormantes : préférez un stockage compact ou en hauteur.
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Archives actives : privilégiez l’accessibilité et l’ergonomie.
Contraintes de local
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Hauteur sous plafond ? → rayonnage haut ou sur mesure.
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Humidité ? → rayonnage galvanisé ou avec protection anticorrosion.
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Sol fragile ou faux plancher ? → poids réparti à considérer.
Cegequip vous accompagne dans votre choix avec une étude personnalisée selon votre secteur, vos contraintes et votre budget.
4. Rayonnage d’archives : quels avantages avec Cegequip ?
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Montage facile : montage sans outils, instructions claires, temps réduit.
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Modularité : hauteur réglable, ajout d’étagères ou de modules à tout moment.
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Durabilité : matériaux résistants, traitement anticorrosion, structure stable.
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Conformité : respect des normes en vigueur, possibilité de classement confidentiel.
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Livraison rapide en France : de nombreux modèles disponibles en stock.
5. Études de cas : des archives bien organisées
Cas 1 : Collectivité territoriale (Région Centre)
Problème : les archives étaient stockées en piles dans un local mal organisé, impossible à auditer.
Solution Cegequip : rayonnages légers sur deux hauteurs, boîtes d’archives numérotées, allées sécurisées.
Résultat : gain de 50 % d’espace, accès simplifié pour le personnel administratif.
Cas 2 : Cabinet comptable (Ardèche)
Problème : manque de place pour conserver 10 ans de documents comptables papier.
Solution Cegequip : rayonnage mobile pour doubler la capacité de stockage dans une pièce existante.
Résultat : pas besoin de local supplémentaire, réduction des coûts locatifs, archivage conforme à la législation.
6. Entretien et sécurité du rayonnage d’archives
Conseils d’entretien
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Nettoyage régulier des tablettes
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Vérification annuelle de la stabilité
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Aération du local pour éviter l’humidité
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Utilisation de boîtes d’archives normées pour éviter l’écrasement
Sécurité
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Fixation au mur pour les rayonnages hauts
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Signalisation des charges maximales
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Éventuels systèmes de verrouillage pour les archives sensibles
7. FAQ – Rayonnage d’archives : vos questions les plus fréquentes
Quelle est la durée légale de conservation des documents professionnels ?
Les durées varient selon la nature des documents :
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10 ans pour les pièces comptables et factures,
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5 à 30 ans pour les documents sociaux ou RH,
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Jusqu’à 100 ans pour certains documents publics ou de santé.
Un bon système de rayonnage facilite la gestion de ces délais.
Peut-on stocker des archives dans un sous-sol ou une cave ?
Oui, à condition d’éviter l’humidité, principal ennemi du papier. Cegequip recommande des rayonnages galvanisés ou protégés contre la corrosion pour les milieux sensibles.
Quelle profondeur choisir pour un rayonnage d’archives ?
Cela dépend du type de rangement :
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300 à 400 mm pour dossiers suspendus ou classeurs,
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500 à 600 mm pour boîtes d’archives standard (type 80 mm),
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Au-delà pour documents grand format ou matériel spécifique.
Qu’est-ce qu’un rayonnage à usage administratif ?
C’est un rayonnage conçu pour le stockage de documents, souvent en bureaux, archives centrales ou réserves. Il est :
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de structure légère ou mi-lourd,
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adapté au format papier A4/A3,
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parfois équipé de séparateurs ou dossiers suspendus.
Peut-on verrouiller les rayonnages pour sécuriser des archives confidentielles ?
Oui. Certains modèles Cegequip sont compatibles avec des portes battantes ou coulissantes avec serrure. Parfait pour :
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archives médicales,
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dossiers juridiques,
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données RH confidentielles.
Est-ce que vos rayonnages sont compatibles avec des boîtes standard (Elba, Fellowes…) ?
Oui. Nos rayonnages sont dimensionnés pour accueillir toutes les marques de boîtes d’archives courantes. Si besoin, les étagères peuvent être réglées précisément à la hauteur souhaitée.
Peut-on ajouter des étagères supplémentaires après installation ?
Absolument. Tous nos rayonnages sont modulables. Vous pouvez :
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ajouter des tablettes,
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modifier les niveaux,
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ou connecter plusieurs modules pour étendre votre rayonnage.
Est-il possible d’intégrer des étiquettes ou repères visuels ?
Oui. Nous proposons :
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des porte-étiquettes pour chaque tablette,
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des codes couleur pour organiser les rayons par année, service ou catégorie,
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et des accessoires signalétiques pour une meilleure lisibilité.
Quelle est la différence entre rayonnage fixe et rayonnage mobile ?
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Le rayonnage fixe reste en place, accessible à tout moment.
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Le rayonnage mobile sur rails coulisse grâce à une manivelle ou motorisation :
il permet de doubler la capacité de stockage à surface équivalente,
idéal pour archives volumineuses ou locaux restreints.
Quelle solution recommandez-vous pour les archives en accès peu fréquent ?
Les archives dites “dormantes” (conservées mais rarement consultées) peuvent être stockées :
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en hauteur,
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en rayonnages compacts,
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ou dans des espaces plus éloignés, pour libérer les zones à forte rotation.
Peut-on installer vos rayonnages sur un plancher technique ou surélevé ?
Oui, sous réserve de la capacité de charge du plancher. Nos experts peuvent vérifier la faisabilité et vous proposer des solutions allégées si nécessaire.
Fournissez-vous des solutions pour l’archivage externalisé ?
Oui. Nous travaillons avec :
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des entreprises d’archivage dématérialisé ou physique,
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des prestataires logistiques,
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et des organismes publics qui sous-traitent leur archivage à des tiers.
Nous adaptons les équipements à des grandes hauteurs, avec accès mécanisé, si besoin.
Quelle est la hauteur idéale pour un rayonnage d’archives ?
Cela dépend de la hauteur sous plafond. En général, jusqu’à 2 mètres pour un accès manuel. Au-delà, prévoir un escabeau sécurisé.
Peut-on adapter les étagères selon la taille des boîtes ?
Oui, les tablettes sont réglables tous les 25 mm. Vous pouvez les adapter facilement selon vos besoins.
Est-il possible de déplacer les rayonnages si je change de locaux ?
Oui, nos rayonnages sont démontables, transportables et réutilisables. C’est une solution durable et flexible.
Quel poids une étagère peut-elle supporter ?
De 80 à 400 kg par niveau, selon la gamme choisie. Nos fiches produits indiquent toujours la capacité précise.
Peut-on stocker autre chose que des documents ?
Bien sûr. Nos rayonnages d’archives peuvent aussi accueillir fournitures, consommables, matériel informatique, etc.
Est-ce adapté aux professionnels de santé ou aux études notariales ?
Oui. Nous équipons régulièrement cabinets médicaux, notaires, avocats ou centres hospitaliers avec des rayonnages adaptés aux documents sensibles et volumineux.
8. Conclusion : le rayonnage d’archives, un investissement utile et durable
Un bon système d’archivage permet de gagner du temps, d’optimiser l’espace et d’être en conformité avec la législation. En choisissant les solutions Cegequip, vous investissez dans :
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du matériel robuste et modulaire,
-
des conseils professionnels adaptés à votre structure,
-
une logistique rapide et un accompagnement durable.
Contactez-nous dès aujourd’hui pour un devis gratuit ou une étude personnalisée.
Ou visitez notre site pour découvrir toutes nos solutions de rayonnage d’archives.
